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Come ti controllo l'azienda - main course => 4 - Ciclo Magazzino


Le procedure di controllo possono essere uno strumento di potere notevole per il management interno all'azienda soprattutto in tempo di automatizzazione e globalizzazione.In un precedente intervento abbiamo identificato il concetto di Sistema di Controllo Interno aziendale. L'auditor, al fine di ottenere una comprensione dei sistemi contabili, di controllo e delle procedure interne, necessario per pianificare le attività di controllo (audit) e sviluppare un'efficace strategia di lavoro, deve dapprima identificare i cicli (processi) aziendali significativi, collegarli alle attività/operazioni sottostanti e quindi "mapparli" (evidenza). Questo fornirà una prima base di dati per pervenire ad un'iniziale valutazione dei rischi inerenti a ogni ciclo e quindi del rischio di controllo interno. La comprensione di questi concetti di rischio (inerente e di controllo), sarà parte integrante, insieme al rischio impresa e al rischio legato al lavoro del controllore "auditor", per determinare l'ampiezza qualitativa e quantitativa del lavoro da svolgere - revisione (audit). Il ciclo magazzino L'obiettivo principale del ciclo magazzino è la gestione ottimale del magazzino attraverso un valido trade-off tra le esigenze del ciclo acquisti, da una parte, e quelle della produzione e del ciclo vendite dall'altra parte. Le attività elaborate attraverso tale ciclo sono: ricevimento della merce; disposizione delle merci in modo ordinato e controllo dei movimenti in entrata e in uscita; spedizione della merce. Il flusso documentale che provoca lo svolgersi di tale ciclo può essere così sintetizzato: Bolla di entrata materia prima e merce; Modulo di richiesta scarico in produzione; Modulo di scarico magazzino materia prima; Modulo di richiesta scarico merce; Modulo di scarico magazzino merce; Modulo di carico magazzino prodotti finiti; Modulo di richiesta scarico prodotti finiti; Modulo di scarico magazzino prodotti finiti; Moduli inventario ciclico/permanente e/o inventario fine anno; Bolle di uscita prodotti finiti e merce. A livello di contabilità i reports producibili per il monitoraggio di tale ciclo e flusso documentale sono: Libro inventario; Report carico scarico (scritture di magazzino); Report slow moving (lenta rotazione); Report obsolete (obsoleto); Report giacenze contabili; Report giacenze fisiche (inventario). I saldi di bilancio più importanti, influenzati dal ciclo magazzino per tipologia di operazione sono: - ricevimento della merce: 1. debiti verso fornitori; 2. inventario fisico; 3. inventario contabile; 4. acquisti o costo del venduto; 5. resi su vendite; - disposizione delle merci in modo ordinato e controllo dei movimenti in entrata e in uscita: 6. inventario fisico; 7. inventario contabile. - spedizione della merce: 8. crediti v/clienti; 9. ricavi; 10. inventario fisico; 11. inventario contabile; 12. resi su acquisti. I rischi inerenti a tale ciclo, possono derivare da: a) condizioni macroeconomiche (crisi di settore, crisi di società, crisi politica); b) complessità del flusso documentale e conseguentemente dei dati di bilancio (aziende che lavorano su commessa, operazioni intercompany, ecc.); c) esperienza maturata sul cliente (ad esempio lo "score sheet" dell'anno prima). Per tale ciclo, il Sistema di Controllo Interno all'azienda dovrebbe assicurare: che ci siano valide procedure per l'identificazione della merce, per il controllo qualitativo e quantitativo, e per i collaudi sia in uscita che in entrata; che ci sia una disposizione del magazzino fisico ordinato, in modo che sia facilmente identificabile nella sua composizione; che siano verificati i prelievi e le uscite e che siano autorizzati; che sia segnalata l'avvenuta uscita della merce agli uffici contabilità. Esempi di validi controlli interni su tale ciclo possono essere: Analisi giornaliera o settimanale di reports che evidenzino le giacenze con livelli superiori o inferiori ai livelli minimi previsti; Analisi mensile di reports che consentano il confronto delle giacenze con quelli dell'esercizio precedente e quelle a budget; Analisi mensile di reports che evidenzino il tasso di rigiro del magazzino per individuare ed isolare lo slow moving; Analisi mensile di reports che evidenzino l'obsolete. L' auditor accorto poi, oltre che ripercorrere tale controlli interni e far leva sulla propria personale esperienza, dovrebbe concentrare l'attenzione anche su quanto segue: a) indici, parametri e reports utilizzati dalla direzione per monitorare gli indici di rotazione e di resi e come vengono utilizzati; b) indici, parametri e reports che assicurino che le quantità contabili risultino effettivamente a magazzino; c) modalità di monitoraggio dello slow moving e dell' obsolete ; d) modalità di monitoraggio dei livelli di scorta.
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