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Come ti controllo l'azienda - main course => 1


Le procedure di controllo possono essere uno strumento di potere notevole per il management interno all'azienda soprattutto in tempo di automatizzazione e globalizzazione.In un precedente intervento abbiamo identificato il concetto di Sistema di Controllo Interno aziendale. L'auditor, al fine di ottenere una comprensione dei sistemi contabili, di controllo e delle procedure interne, necessario per pianificare le attività di controllo (audit) e sviluppare un'efficace strategia di lavoro, deve dapprima identificare i cicli (processi) aziendali significativi, collegarli alle attività/operazioni sottostanti e quindi "mapparli" (evidenza). Questo fornirà una prima base di dati per pervenire ad un'iniziale valutazione dei rischi inerenti a ogni ciclo e quindi del rischio di controllo interno. La comprensione di questi concetti di rischio (inerente e di controllo), sarà parte integrante, insieme al rischio impresa e al rischio legato al lavoro del controllore "auditor", per determinare l'ampiezza qualitativa e quantitativa del lavoro da svolgere - revisione (audit). La valutazione dei cicli aziendali Il ciclo vendite L'obiettivo principale del ciclo (o processo) vendite è quello di vendere i beni e/o i servizi prodotti, o solo commercializzati dall'impresa, ai prezzi e alle condizioni previste dalle politiche commerciali aziendali. Le attività elaborate attraverso tale ciclo sono, in sintesi: vendita di beni e/o erogazione di servizi; incasso dal cliente; resi di prodotti da parte del cliente. Per alcune imprese, altre tipologie di attività che possono avere luogo come parte del ciclo vendite includono: vendite di scarti e sfridi; vendite a società del gruppo; vendite a parti correlate. Il flusso documentale che provoca lo svolgersi di tale ciclo può essere così sintetizzato: Ordine di acquisto dal cliente; Analisi cliente per verificare livello di scaduto e/o di fido; Modulo di approvazione dell'ordine; Bolla di trasporto; Fattura di vendita; Incasso; Nota di accredito; Reso. A livello di contabilità i reports producibili per il monitoraggio di tale ciclo e flusso documentale sono: Bilancio di verifica; Partitario clienti; Estratto conto clienti; Scadenzario clienti (Aging); Rapporto resi; Rapporto note credito. I saldi di bilancio più importanti influenzati dal ciclo vendite per tipologia di operazione sono: operazioni di vendita di beni e/o erogazione di servizi: 1. magazzino; 2. crediti verso clienti; 3. ricavi di vendita; 4. accantonamenti al fondo rischi su crediti; 5. perdite su crediti. operazioni di incasso dal cliente: 6. cassa e c/c bancari; 7. crediti verso clienti; 8. sconti. resi di prodotti da parte del cliente e premi/sconti quantità: 9. resi su vendite; 10. sconti e premi passivi; 11. crediti verso clienti; 12. magazzino. I rischi inerenti a tale ciclo, possono derivare da: condizioni macroeconomiche (crisi di settore, crisi di società, crisi politica); difficoltà al riconoscimento del ricavo (si pensi alle aziende che lavorano su commessa); complessità del flusso documentale e conseguentemente dei dati di bilancio (stima del fondo svalutazione crediti, partite cliente in più valute, ecc.); esperienza maturata sul cliente (ad esempio lo "score sheet" dell'anno prima). Per tale ciclo, il Sistema di Controllo Interno all'azienda dovrebbe assicurare: che gli ordini ricevuti vengano correttamente smistati ed eseguiti tempestivamente; che tutte le merci consegnate e le prestazioni eseguite siano oggetto di regolare fatturazione senza ritardi; che tutte le fatture emesse siano correttamente ed integralmente registrate in contabilità; che i crediti verso clienti siano seguiti sistematicamente al fine di assicurare che non vi siano ritardi nell'incasso; che gli incassi dei crediti vengano prontamente registrati e siano minimizzati i rischi di perdite per insolvenze o indebite appropriazioni. Esempi di validi controlli interni su tale ciclo possono essere: Quadratura settimanale delle schede contabili, con il partitario clienti e il bilancio di verifica; analisi mensile dell'andamento vendite a consuntivo rispetto all'esercizio precedente, al mese precedente e al budget con verifica degli scostamenti a valore (prezzi) e quantità (lotti); analisi mensile degli sconti e verifica degli scostamenti significativi sulla media; analisi mensile dei resi e verifica degli scostamenti significativi sulla media; analisi mensile di report/scadenzario che evidenzino l'aging (scaduto) dei crediti rispetto all'anno precedente (tenuto conto del fatturato) e al budget; Indagine sui crediti al legale per recupero crediti ovvero incagliati da più di 360 giorni; Analisi incassi successivi alla data del bilancio e fino alla data della verifica. L' auditor accorto poi, oltre che ripercorrere tale controlli interni e far leva sulla propria personale esperienza, dovrebbe concentrare l'attenzione anche su quanto segue: indici, parametri e reports utilizzati dalla direzione per monitorare tale ciclo (ricavi, crediti ed incassi) e come vengono utilizzati; se e come vengono confrontati i dati consuntivi con quelli a budget; quali controlli esegue la direzione per monitorare il rischio perdite su crediti; quali controlli esegue la direzione per monitorare il rischio resi e garanzia su prodotti.
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